Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

ZEKY – Okul Yönetim Sistemi, okul yönetimi, veli iletişimi, öğrenci gelişim takibi ve personel süreçlerini dijital ortamda yürütmek amacıyla kullanılan bir uygulamadır.

ZEKY kapsamında işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu aşağıda belirtilmiştir:

2. Kapsam

Bu politika ZEKY Android uygulamasını, uygulamanın bağlı olduğu okul yönetim altyapısını ve uygulama üzerinden sunulan veli, personel ve yönetim işlevlerini kapsar.

Uygulamanın doğrudan kullanıcıları yetişkinlerdir: veliler, okul çalışanları ve yetkili yöneticiler. Çocuklar için kullanıcı hesabı oluşturulması veya çocukların uygulamayı bağımsız olarak kullanması amaçlanmamaktadır.

3. Hangi verileri işliyoruz

İşlenen veri türleri kullanıcının rolüne ve kullandığı özelliklere göre değişebilir.

Hesap ve kimlik bilgileri

• Ad, soyad, e-posta adresi ve kullanıcı rolü
• Google hesabı üzerinden oturum açmaya ilişkin kimlik doğrulama bilgileri
• Kullanıcının okul, sınıf ve yetki ilişkisini belirleyen sistem kayıtları

Veli ve öğrenci bilgileri

• Veli iletişim ve öğrenci-veli ilişki bilgileri
• Öğrencinin adı, sınıfı, doğum tarihi ve eğitimle ilgili temel kayıtları
• Devam durumu, günlük raporlar, gelişim gözlemleri, kazanım ve değerlendirme kayıtları
• Veli tarafından veya okul tarafından yetkili şekilde eklenen fotoğraf ve videolar
• Çocuğun güvenliği ve bakımı için gerekli olduğunda alerji, özel durum ve benzeri sağlık bilgileri
• Okul-veli mesajlaşmaları, duyurular, etkinlikler ve teslim alma süreçlerine ilişkin kayıtlar

Personel bilgileri

• Kimlik, iletişim, görev, unvan ve sınıf/branş ataması bilgileri
• Giriş-çıkış, mola, puantaj, izin ve özlük süreçlerine ilişkin kayıtlar
• Personelin uygulama üzerinden ilettiği gider/fiş/fatura görselleri ve bunlara ilişkin bilgiler

Mali ve idari bilgiler

• Ödeme planı, ödeme bildirimi, tahsilat ve fatura süreçlerine ilişkin kayıtlar
• ZEKY, kart numarası veya CVV gibi tam ödeme kartı bilgilerini kendi veritabanında saklamak amacıyla tasarlanmamıştır.

Teknik ve güvenlik verileri

• Bildirim gönderebilmek için Firebase Cloud Messaging cihaz bildirim belirteci (push token)
• Uygulama/cihaz bütünlüğü ve kötüye kullanımı önlemeye yönelik güvenlik doğrulama verileri
• Oturum, hata, güvenlik ve işlem kayıtları gibi hizmetin güvenli şekilde çalışması için gerekli teknik veriler

Reklam amaçlı takip yapılmaz. ZEKY üçüncü taraf reklam ağı içermez ve kullanıcı verilerini reklam hedefleme amacıyla satmaz veya paylaşmaz.

4. Verileri hangi amaçlarla işliyoruz

• Kullanıcı hesabını doğrulamak ve yetkili erişim sağlamak
• Okul-veli iletişimini yürütmek; mesaj, duyuru, etkinlik ve bildirim göndermek
• Öğrencinin eğitim ve gelişim sürecini takip etmek
• Devam, teslim alma ve okul içi güvenlik süreçlerini yürütmek
• Personel giriş-çıkış, puantaj, izin ve özlük süreçlerini yönetmek
• Ödeme planı, tahsilat, ödeme bildirimi, gider ve fatura süreçlerini yürütmek
• Fotoğraf, video ve belge paylaşımı gibi kullanıcı tarafından talep edilen özellikleri sunmak
• Uygulama güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişimi ve kötüye kullanımı önlemek
• Hukuki yükümlülükleri yerine getirmek ve gerektiğinde hakların tesisi, kullanılması veya korunmasını sağlamak

5. Hukuki sebepler

Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere yürürlükteki mevzuata uygun şekilde; somut işleme faaliyetine göre aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenebilir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için zorunlu olması
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatler için veri işlemenin zorunlu olması
• Kanunun açık rıza veya özel nitelikli kişisel veriler için öngördüğü şartların bulunması

Açık rızaya dayalı bir işlem söz konusuysa, rıza mevzuatın izin verdiği ölçüde geri çekilebilir. Rızanın geri çekilmesi, geri çekilmeden önce hukuka uygun olarak gerçekleştirilen işlemleri kendiliğinden geçersiz hale getirmez.

6. Verileri kimlerle paylaşıyoruz

Veriler yalnızca hizmetin sunulması, güvenliğin sağlanması ve hukuki/idari yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde yetkili kişiler ve hizmet sağlayıcılarla paylaşılabilir.

Kişisel veriler üçüncü taraflara satılmaz veya bağımsız pazarlama/reklam amacıyla kullandırılmaz.

7. Yurt dışına veri aktarımı

Google Firebase/Google Cloud, Bunny.net ve Brevo gibi hizmet sağlayıcıların teknik altyapılarının konumuna bağlı olarak bazı kişisel veriler Türkiye dışında bulunan sunucularda işlenebilir veya yurt dışına aktarılabilir.

Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda 6698 sayılı Kanunun 9. maddesi ve kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin yürürlükteki ikincil mevzuat dikkate alınır. Somut aktarım bakımından gerekli olması halinde yeterlilik kararı, uygun güvence mekanizmaları (örneğin ilgili mevzuata uygun standart sözleşmeler) veya kanunda öngörülen diğer hukuki aktarım şartları uygulanır.

Hizmet sağlayıcılar ve aktarım mekanizmaları, uygulamanın teknik altyapısında değişiklik olması halinde güncellenebilir.

8. Cihaz izinleri ve hassas işlevler

Android tarafından yönetilen izinler ilgili özellik kullanılacağı zaman istenir. İzin verilmemesi halinde yalnızca ilgili özelliğin kullanımı kısıtlanabilir. Konum arka planda sürekli takip amacıyla kullanılmaz.

9. Çocuklara ait veriler

ZEKY çocuklara yönelik bir uygulama değildir; uygulamanın hesap sahibi kullanıcıları yetişkin veli ve okul personelidir. Bununla birlikte okul hizmetinin doğası gereği öğrencilerle ilgili kişisel veriler işlenebilir.

Çocuklara ait bilgilere erişim, kullanıcının rolü ve öğrenciyle ilişkisi esas alınarak sınırlandırılır. Öğrenci verilerinin veli, ilgili öğretmen ve yetkili okul yönetimi dışındaki kişilere açık hale getirilmesi amaçlanmaz.

Çocuk fotoğraf/video içerikleri ve özel nitelikli bilgiler, gerekli yetkilendirme ve hukuki şartlar dikkate alınarak işlenir.

10. Veri saklama ve silme politikası

Kişisel veriler, ilgili işlemin amacı için gerekli olduğu süre boyunca ve uygulanabilir mevzuatta öngörülen zorunlu saklama süreleriyle sınırlı olarak muhafaza edilir.

• Aktif kullanıcı hesap ve profil bilgileri, okul/hizmet ilişkisi veya kullanıcı hesabı devam ettiği sürece işlenebilir.
• Eğitim, mali, personel ve hukuki kayıtlar; ilgili mevzuat, sözleşmesel yükümlülükler ve hakların tesisi/kullanılması/korunması için gerekli süre boyunca saklanabilir.
• Fotoğraf ve videolar, kullanım amacı, ilgili izin/rıza durumu ve okulun kayıt politikası dikkate alınarak tutulur; işleme şartı ortadan kalktığında silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
• Güvenlik ve teknik kayıtlar, sistem güvenliği, hata incelemesi ve kötüye kullanımın önlenmesi için gerekli makul süre boyunca saklanır.
• Personel QR doğrulamasında kullanılan tam konum bilgisi kalıcı konum geçmişi oluşturmak amacıyla saklanmaz.

Hesap ve ilişkili verilerin silinmesi için uygulama içindeki hesap silme talebi özelliği kullanılabilir veya emrahby@gmail.com adresine başvurulabilir.

Ayrıca web üzerinden Hesap Silme Talebi ve Bilgilendirme Sayfası kullanılabilir. Silme talebi alındığında, saklanması için hukuki zorunluluk bulunmayan hesap ve ilişkili kişisel veriler silinir veya anonim hale getirilir. Kanunen saklanması gereken kayıtlar ise yalnızca gerekli süre boyunca ve erişimi kısıtlanarak muhafaza edilir.

11. Verilerin güvenliği

Kişisel verilerin yetkisiz erişime, kayba, kötüye kullanıma veya değiştirilmeye karşı korunması için teknik ve idari tedbirler uygulanır. Başlıca tedbirler şunlardır:

• Veri iletişiminde HTTPS/TLS gibi güncel şifreli aktarım yöntemlerinin kullanılması
• Google/Firebase tabanlı kimlik doğrulama ve uygulama bütünlüğü kontrolleri
• Rol ve yetkiye dayalı erişim kontrolü
• Sunucu ve veritabanı tarafında erişim kuralları ve güvenlik kontrolleri
• Hassas işlevlerin yalnızca gerekli kullanıcı rolü ve işlem bağlamında açılması
• Güvenlik olaylarının ve yetkisiz erişim girişimlerinin incelenebilmesi için gerekli teknik kayıtların tutulması

İnternet üzerinden gerçekleştirilen hiçbir veri aktarımının mutlak güvenli olduğu garanti edilemez; buna rağmen makul ve güncel güvenlik tedbirlerinin uygulanması hedeflenir.

12. KVKK kapsamındaki haklarınız

6698 sayılı Kanunun 11. maddesi kapsamında, koşulları oluştuğunda kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucunda aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme

Başvurularınızı emrahby@gmail.com adresine veya yukarıdaki tebligat adresine iletebilirsiniz. Başvurular, yürürlükteki mevzuatta öngörülen usul ve süreler içinde değerlendirilir.

13. Politika değişiklikleri

Bu politika, uygulamaya eklenen yeni özellikler, altyapı veya hizmet sağlayıcı değişiklikleri ve mevzuat güncellemeleri nedeniyle değiştirilebilir. Güncel metin bu sayfada yayımlanır ve yürürlük/son güncelleme tarihi sayfanın üst bölümünde belirtilir.

14. İletişim

Gizlilik, kişisel veriler, hesap silme veya bu politika hakkındaki sorularınız için: